Een moeilijk gesprek met je vrij­wil­li­ger

Een kennismaking is hét moment om samen af te stemmen wat de verwachtingen zijn, zodat de vrijwilliger zich meteen welkom voelt en weet dat alle vragen gesteld mogen worden.

Waarop letten?

• Misverstanden ontstaan vaak door onduidelijkheid aan het begin. Onduidelijke rolomschrijvingen zorgen later voor frustratie.
• Te veel informatie tegelijk kan overweldigend zijn.
• Niet checken of de vrijwilliger het echt begrijpt kan leiden tot misverstanden.
• Vergeet zeker niet naar de verwachtingen van de vrijwilliger te vragen. 

Tools en tips

Hoe pakken jullie de kennismaking en verwelkoming van vrijwilligers concreet aan? Maak een leidraad die je als checklist kan gebruiken.

De praktijk is vaak anders dan het beeld dat de vrijwilliger vooraf had. Als je dit te laat bespreekt, kan ontgoocheling en frustratie de kop opsteken.   

Waarop letten?

• Vermijd een oppervlakkig gesprek. De vrijwilliger voelt zich dan niet gehoord. 
• Focus niet enkel op wat goed gaat, problemen blijven dan verborgen. 

Cava-gesprekken zijn een rustpuntje om samen te kijken hoe de samenwerking loopt: wat loopt goed en waar kunnen we nog wat bijschaven.

Waarop letten?

• Soms werkt een korte maandelijkse check-in beter dan een halfjaarlijks gesprek. Het voelt minder ‘officieel’.
• Spreek niet over evaluaties. Deze voelen als verplichting of “controle” in plaats van dialoog.
• Maak concrete afspraken als iets niet goed loopt, anders blijft de frustratie.
• Niet iedereen voelt zich even vrij om eerlijk te spreken. Let op stille signalen. 

Of het nu gaat om veranderingen in taken, signalen van spanning, het vieren van een succes of het opvangen van twijfels: zulke momenten verdienen extra aandacht.

Waarop letten?

• Luister echt, en laat de vrijwilliger aan het woord.
• Leg kort uit waarom het gesprek plaatsvindt.
• Waardeer de inzet.

Ook bij vertrek kan er wrijving ontstaan (“ik ben niet gehoord”, “ik ben niet bedankt”). Een goed gesprek voorkomt dat negatieve gevoelens blijven hangen en de sfeer in de groep beïnvloedt.  

Hoe neem je dan op een respectvolle manier afscheid?

Geef ruimte voor terugblik en feedback 

Vraag actief naar hun ervaring. Dit geeft waardevolle input én laat zien dat hun mening ertoe doet. 

• “Wat vond je waardevol, leuk, moeilijk?”
• “Wat kan de organisatie leren of verbeteren?” 

Bied nazorg aan 

Laat merken dat het vertrek niet per se het einde van de betrokkenheid hoeft te zijn, zo voelt de vrijwilliger zich nog steeds gewaardeerd én verbonden: 

• “We houden je graag op de hoogte via …”
• “Als je op termijn weer ruimte hebt, ben je van harte welkom.”
• “We kunnen je ook in contact brengen met andere organisaties of het infopunt Vrijwilligerswerk Brussel als je elders vrijwilligerswerk wilt doen.” 

Bespreek het afscheid en praktische zaken 

Is er een moment om afscheid te nemen van het team of de doelgroep? Kan je een vrijwilligerscertificaat aanbieden of een referentiebrief? Denk ook aan praktische zaken zoals sleutels, materialen of mailadressen. 

Sluit positief af 

Rond het gesprek warm af, bijv. met: “Nogmaals dank voor je inzet, we wensen je alle goeds voor wat er op je pad komt. En wie weet kruisen onze wegen elkaar weer!” 

Een exitgesprek na een ernstige fout van de vrijwilliger  

Een exitgesprek met een vrijwilliger na een ernstige fout is een lastig maar belangrijk moment. Je wil duidelijk, eerlijk én respectvol zijn, zodat je de deur correct sluit, zonder drama, maar ook niet verbloemd. 

• Benoem de situatie eerlijk, wees duidelijk en feitelijk over de fout
• Wees duidelijk over de uitkomst
• Toon begrip en erken het positieve, zelfs als het misliep
• Geef ruimte voor reactie (geen discussie)
• Rond praktisch af  

Kijk na wat in je vrijwilligersbeleid terug te vinden is over voorwaarden, gedragsregels, waarden en procedures. 

Voorwaarden

(dit zijn de basisafspraken om vrijwilliger te kunnen zijn)

• Vrijwilligers zijn regelmatig aanwezig en laten tijdig iets weten bij afwezigheid.
• Vrijwilligers zijn bereid om deel te nemen aan bijscholing of trainingen waar dat nuttig is (bv. EHBO, omgaan met kwetsbare doelgroepen).
• Vrijwilligers ontwikkelen hun vaardigheden passend bij de rol (bv. omgaan met apparatuur, gastvrijheid, administratie).
• Vrijwilligers onderschrijven het beleid van de organisatie (inclusie, veiligheid, omgang met vertrouwelijke informatie).

Gedragsregels

(dit gaat over wat we wél/niet acceptabel vinden in gedrag)

• Respectvolle omgang met bezoekers, collega’s en leidinggevenden.
• Geen discriminatie, pesten of grensoverschrijdend gedrag.
• Afspraak = afspraak: op tijd komen, afgesproken taken uitvoeren.
• Alcohol of drugs zijn niet toegestaan tijdens het vrijwilligerswerk.
• Luisteren naar en opvolgen van veiligheidsinstructies.

Waarden

(dit gaat over de onderliggende “waarom” en cultuur)

• Betrokkenheid: we doen het samen en staan open voor elkaar.
• Betrouwbaarheid: je kunt op ons rekenen, en wij op jou.
• Openheid: ruimte om vragen te stellen en fouten te bespreken.
• Inclusiviteit: iedereen voelt zich welkom, ongeacht achtergrond.
• Zorgzaamheid: aandacht voor de doelgroep én voor elkaar.

Procedures

(dit zijn de vastgelegde werkwijzen en stappen)

• Inwerkprogramma: nieuwe vrijwilligers krijgen een introductie en buddy.
• Cava-gesprekken: minstens 1x per jaar met de coördinator. Liefst meer!
• Klachten: vrijwilligers en deelnemers weten waar ze terecht kunnen.
• Registratie van uren of aanwezigheid.
• Veiligheid: wat te doen bij incidenten of ongevallen.
• Geheimhoudingsverklaring bij gevoelige informatie.

Tools en tips

Maak je beleid zichtbaar voor de vrijwilliger. Hang bijvoorbeeld een affiche omhoog met leidende principes, maak een onthaalbrochure ...

Ontwikkel een sterk vrijwilligersbeleid met onze werkbladen 'Vrijwilligersbeleid in 10 Stappen'.

Wanneer je een gesprek voert over gedrag, behandel je iedere vrijwilliger gelijk. Je grijpt dus niet bij de één wél in en bij de ander niet. Je volgt steeds dezelfde lijn en aanpak, zodat de vrijwilliger weet waar hij aan toe is. 

De regels gelden voor iedereen, zonder uitzonderingen. Jij laat zien dat jij en je collega's consequent zijn.

Aftoetsen is belangrijk om als vrijwilligerscoördinator objectief te blijven. Bespreek een situatie met collega’s of met het safeguarding-team, zodat moeilijke beslissingen gedragen worden door het hele team. De vrijwilligerscoördinator heeft dit nodig om stevig en rechtvaardig te handelen. Maak hier tijd voor. 

Wat is een safeguarding-team?
Het safeguarding-team is verantwoordelijk voor de veiligheid van kwetsbare personen binnen de organisatie. Het team adviseert en ondersteunt bij meldingen van grensoverschrijdend gedrag of andere risico’s en helpt vrijwilligerscoördinatoren om moeilijke situaties zorgvuldig en objectief aan te pakken.

Wat doet een safeguarding-team?

• Signaleren van risico’s en ongepast gedrag bij medewerkers of vrijwilligers.
• Beoordelen van meldingen over grensoverschrijdend gedrag, misbruik of veiligheidsschendingen.
• Adviseren en ondersteunen van vrijwilligerscoördinatoren bij moeilijke situaties of gesprekken met vrijwilligers.
• Opstellen en handhaven van beleid rondom veiligheid en bescherming binnen de organisatie.

Zorg dat je een volledig en objectief overzicht hebt van wat er is gebeurd. Bespreek aan de hand van voorbeelden. 

Stel vooraf vast wat je met het gesprek wilt bereiken. Betrek de vrijwilliger bij oplossingen. Stel eventueel een plan van aanpak op.  

Denk na wie je bij het gesprek wil betrekken: het slachtoffer, de ooggetuige, een collega, directeur... Maar vermijd een executiepeloton. 

Plan het gesprek op tijd en kies voor een fysiek overleg, geen telefoontje of e-mail. Zorg voor een rustige, neutrale plek waar je ongestoord kunt spreken.

Geef de vrijwilliger vooraf een heads-up over het gesprek, zodat het geen verrassing is. Vraag eventueel de vrijwilliger om zelf een geschikt moment te kiezen.